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对于绝大部分已经使用计算机进行文档处理的企业来说，微软公司的文档处理和表格处理工具Word、Excel的使用范围**广泛，影响**深远。根据数据统计，目前有98%以上的企业用户都会使用微软公司的Word和Excel来进行相关的文档编辑和表格制作。但是有不少的情况，都可能会造成操作过程之中文档丢失。更常见的情况是由于没有及时保存而意外的错误导致文档被关闭，从而造成的数据丢失。针对这些情况，作为一位职场人士，应该如何有效的防范和应对呢。
启用“自动保存” 确保数据自动进行存储
有没有试过在你辛辛苦苦撰写了一篇文章之后，文档在没有保存的情况下突然出错，导致之前所有的心血都白费呢？如果你曾经遇到这样的情况，那么其实你可以试试这个方法。无论是Word或者Excel都具备有“自动保存”的功能，这个功能的主要作用就是在一个已经设定好的时间点自动地保存好文件内容，确保不会出现前文的问题。
这里以Excel2003作为例子来说。可以从软件的工具-选项-保存， 并勾选“保存自动恢复信息”，并设置好相应的保存时间间隔即可，需要注意的是时间间隔的单位是分钟，**短的时间是一分钟保存一次。一般建议不低于5分钟保存一次。
智能化“自动恢复” 简单实现数据恢复
微软公司已经考虑到了可能存在的数据丢失问题，因此在其文档编辑工具之中已经自带了具备“自动恢复”的程序。如果已经出现文档丢失的情况，那么系统已经为你将文件做好了备份，此时我们只需要找出来需要恢复的文件即可。
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应该如何找出需要恢复的文件呢？以Word为例，**我们先执行搜索任务，搜索电脑中后缀名为.asd的文件，这些文件就是错误关闭的时候，系统产生的恢复文件了。注意你需要根据该asd文件的修改时间，来判断是否就是之前丢失的文件，因为asd文件的文件名已经不是原来的文件名了。当我们找出来之后，就可以直接使用Word文档打开该文件。
打开该文档之后，“文档恢复”的提示窗口就会出现在Word的左边，并且会显示出原始文件和恢复文件，这个时候你只要根据需要将其中的文档进行另存为的操作即可了。
需要注意的是，如果找到的文档无法执行恢复，那么还需要使用自带文档修复程序，对此文件进行修复后方可打开。
除了上面这些方法之外，作为上班一族还需要对数据多做备份，避免自己辛辛苦苦的成果由于各种问题而付诸东流了。
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